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于卓民

政治大學企業管理學系特聘教授 美國密西根大學企管博士,具擔任多家公司獨立董事經驗

于卓民:重視總經理的獨處時間

2019-06-12
作者: 于卓民

▲(圖/Pixabay)

一位上市公司總經理和我談他的工作,我感受出他的忙碌程度。他1年出國至少6次,主要是參展、拜訪重要客戶和潛在合作夥伴及巡視子公司,這大概花他工作時間的15%。在國內的工作時間中,5%花在和外部利害關係人(如政府單位、產業公會及公益團體等)的互動上,30%花在公司的各種定期會議上,40%花在他為了解決突發問題和協助跨單位協調所召開的臨時會議上,剩下的10%是獨處時間。配合他的臨時會,主管須調動其他的會議,也打斷手邊工作的步調,結果是他在公司時,主管的壓力都很大。

兩位哈佛大學商學院教授針對27家公司(平均年營收4000億元台幣)的執行長進行研究,發現他們工作時間的平均分配方式為:70%與內部員工互動,30%與外部人士打交道;各種活動所花的時間不同,如策略(21%)、功能和事業單位檢討(25%)、培育人才和建立關係(25%)、讓組織結構和文化能配合業務需求(16%)及併購(4%);28%獨處和72%開會;獨處時間的59%是零碎的,每1段只有1小時或更少,由於在辦公室的時間很容易就消耗掉,長途出差反而成為思考重要議題的時機。

職位愈高,花在規畫活動上的時間就應愈多,總經理更要整合各種經營資源,為公司的未來作準備。獨處時間少,就很難靜下心來深度思考各種議題和規畫未來;若總經理現在不在「重要但不緊急的事」花時間,公司未來可能面臨成長瓶頸或未能掌握市場機會。因此,總經理需要有較多的獨處時間,如能減少臨時會議,這一時間就有了。

臨時會議次數多,與公司對未來規畫不足和主管的能力有關。因為缺乏自信心或能力不足,在面對重大議題時主管們都等總經理拍板;部門主管的本位主義,使得總經理須介入才能順利推動工作。因此,為了擠出獨處時間,總經理應提升主管能力、增加授權及培養互信的公司文化。尤其是逐步授權,可提升主管能力和激勵員工,更使總經理能減少必須親自參與和跟催後續發展的工作,集中精神去思考公司的定位、策略及成長方向。

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