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一週處理1000封email卻只工作40小時?高效人士分享3核心原則,你做到了嗎?

2018-09-30
作者: SmartM

(圖/SmartM)

美國科技公司Techstars常務董事Ted Serbinski,同時投資並參與40間以上的新創,每週處理1000封以上的電子郵件、參與15-30場會議,卻只需要工作35-40小時,工作之餘還有時間可以上健身房、陪伴家人。

他分享了保持高效的3大原則,幫助工作者提高工作效率,做好時間管理,在忙碌之中依然能兼顧工作與生活品質。

以終為始,了解努力的意義

「以終為始」是暢銷作家Stephen Covey書中的7個高效人士好習慣之一。若是能確立目標後,就能更有動力的鼓勵自己繼續努力,反之,沒有明確的目標就很容易失去方向、感到迷惘而降低工作效率。

作者實踐此原則的方法有下列兩項:

(1)訂定年度目標

作者在每年12月時,都會寫下10個明年度必須完成的目標。這種目標不限於工作,也可以定下關於家庭、健康、感情、財務方面必須完成的事。這些目標會潛移默化個人的行為與思考,舉例來說,作者定下每個月減少8000支出的目標,在定下目標時作者其實也沒想過自己可以完成,但最後在不犧牲小孩活動及家庭聚餐的狀況下,還是完成了此項目標。

(2)每個晚上寫日記記錄生活

在每天下班回到家後,寫下本日發生的事、檢討及反思。並設定2-3個明天必須完成的大目標,並規劃、安排明日的工作時間以幫助自己完成。當明日走進辦公室,便能立刻知道自己要做什麼,不會浪費時間。

找出慣例、善用科技工具

養成簡單的習慣、每天的生活慣例,就可以不用再依賴意志力控制自己,也可以減少選擇疲勞的問題,幫助工作者達成高效率的一天。

作者實踐此原則的方法有下列兩項:

(1)觀察生活,省略不重要的瑣事

作者建議工作者可以耐心的觀察自己一天的生活,從早上起床做的第一件事到晚上睡前的最後一件事,留心觀察後就可以發現,生活中有一些事是可以省略的。例如,早上到辦公室立刻與同事閒聊、休息時間不專心休息反而在滑手機,而導致工作時精神不濟等。找出自己從未注意的生活細節,修正並改進,就可以增加工作效率,妥善運用工作時間。

(2)Email是用來對話而非交代任務

這是許多工作者都會有的壞習慣,電子郵件不能用來交代任務,否則可能會有責任分配不清、工作事項說明不全的情況發生。作者建議工作者可以設定一段時間,在那段時間專心處理Email,而不是時時檢視、使用,造成文字交代不明的狀況發生,也可以提升工作者自身的生活品質,在休息時不被打擾。

學會說不:拒絕的重要性

拒絕是高效人士必須遵守的原則,若是凡事都答應變成濫好人,就可能在工作時間中需要不斷處理他人交代的瑣碎事物而壓縮到自己處理工作的時間。

作者的實踐方法有以下兩個:

(1)時時確認自己的待辦事項清單

妥善安排自己的所有時間,就可以在拒絕他人的時候明確說出自己必須要做什麼事,避免帶給他人你在「找藉口」的感覺。禮貌並委婉地說出自己的理由,讓想交代事情的人知道你真的有工作必須處理。

(2)謹記:「答應別人的同時也是在拒絕自己」

時間是公平的,不會因為工作者較熱心助人而流逝的比較慢,在答應處理他人交待的事情時,也排擠了自己完成工作的時間、嘗試新事物的機會。

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