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其實你不該來一封回一封!5個原則,大大提高email處理效率

2018-09-02
作者: SmartM

善用電子郵件有助於團隊間簡潔效率的溝通,但缺乏技巧的商務郵件卻會帶來混亂。Influence & Co.的CEO John Hall分享了商務email的原則,藉由「分類、專長、清單、精簡、集中」這5個原則,讓郵件信箱不再混亂、使每封郵件達到最大溝通效益。

1.避免大海撈針,建立分類標籤

即使這是一件很小的事情,但是John發現仍然有許多許多人沒有做到,許多人至今還是使用關鍵字搜尋電子郵件,不僅容易浪費時間,也會使你的信箱更加混亂。整理舊的電子郵件看似是一件耗時的事情,但以長遠來說,這能節省許多時間,避免緊急需要找郵件時像大海撈針般找不到郵件,也可以避免不小心誤刪重要的郵件。

以Gmail為例,建立標籤很容易,只需按建立新標籤並為標籤命名、為各個標籤放上不同的顏色,最後將各個標籤拉至郵件上即可將郵件清楚分類。

2.避免沒效率,把問題交給最適合的人回

有時候被問到自己不擅長的事情,但還是盡力地想答得很好,卻因此花了過多時間。其實這樣可能是在浪費雙方的時間,對方無法得到最即時的回應,對這個領域陌生的你也需要花費許多時間找到普通的回覆。因此,當收到電子郵件時發現公司內還有其他人可以有更好的答覆時,應該要求助於他人,可以是詢問他人的意見或是將此封電子郵件交給該領域的專家回覆,讓雙方的每封電子郵件都能夠最有效率。

3.避免漏掉要事,寫下待回覆清單

生活中是不是有時會收到這樣開頭的信件:「抱歉我之前漏回了這封email…」John不會讓這類的事情發生。他會在收到時就會把無法立即回覆,或是需要較多時間回的信件寫下來。有這個習慣之後就可以避免重複看郵件,花費雙倍的時間知道自己哪些信還沒回,同時也可以避免自己漏回郵件。現在開始,成立一個回覆電子郵件的清單吧!不論是寫在筆記本上,或是記在手機裡都可以,只要能讓自己清楚知道哪些郵件還未回覆即可。

4.加速判斷時間,遵守5分鐘原則

John過去會覺得看到就要馬上回覆,這樣很容易會影響到其他工作的進度,因此他後來開始遵守了「5分鐘原則」。基本上如果一封電子郵件需要花超過5分鐘處理,他會先暫時不處理。任何花不到5分鐘閱讀、處理的郵件他則會選擇立即回答,這樣可以使他專注於工作,又可以避免累積過多電子郵件。同樣的,當你在撰寫電子郵件時,若是希望能馬上獲回應,請記得保持郵件的簡單明瞭,讓對方在短時間內可以了解你的需求並給予回覆。

5.避免工作分心,信件集中回覆

那麼對於需要5分鐘以上處理的郵件John會如何處理呢?對於無法立刻有解決的或是需要較長時間回覆的郵件John建議將這些郵件「集中回覆」,他會規劃一段完整的時段回覆這些郵件,在這段時間中他會專注於回覆郵件,其他工作為居於次位。

John Hall分享了他處理商務email的5個原則「分類、專長、清單、精簡、集中」,讓自己的信箱有條理不混亂,同時也讓每封郵件都達到最有效的溝通,並且讓團隊間更有效率。

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