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與同事溝通,一聽就很專業的Smart法則

2018-07-29
作者: Smart M

(圖/Smart M)

同事是夥伴也是戰友,在團隊中如何與同事相處、溝通是門大學問,不良的意見交流不僅會失去工作效率,同時也可能破壞人際關係。以下提供4個步驟,當你與夥伴不順暢,一直鬼打牆找不到出口時,回到這些方法上,通常可以解開僵局。

1.看事實:釐清各自擅長的領域

人各有所長,即使同部門同事各自擅長的事情也會有所不同。舉例而言,同樣是在行銷部門,一個可能擅長以文字與客戶溝通,另一個同事可能擅長與客戶以對話的模式溝通。交流前先認清你和同事各自擅長的事情,交流時即可讓同事在掌控自己擅長的領域多給予點建議,讓每一次交流都是一個完美的分工合作。

2.釋善意:用正面方式開啟對話

就算同事表現得再差,有再多的事情想請他改善,但記得一件事情:從正面評論開始。先提及同事做得好的地方開啟雙方對話,讓同事感受到你的善意,這會為你們營造出良好的氛圍。

3.用方法:「SMART」法則

與同事交流中提供意見的方法有以下五個單字「Specific、Measurable、Achievable 、Realistic、Timely」為原則。

Specific明確清楚的意見:

交流時的每個意見保持「清楚」原則,意見交流若模糊不清,不僅無法解決問題,甚至會讓對方更模糊且對你的能力產生質疑。

Measurable、Achievable、Realistic 衡量意見可行性:

交流意見時,記得你提供的意見是可行、能力可及的;交流前先衡量對方權力、能力後再給予建議。提供可行的意見才可以避免對方認為你空是「夢想家」,也能夠讓你們的意見交流真正的發揮功效。

Timely 意見要即時:

意見如同及時雨,在同事遭逢困難時,及時地給予意見對於對方來說是很有幫助的。當你見到同事需要改善的地方時,盡快讓他知道是一個重要的原則,當他的錯誤已經過了一段時間,演變成無法解決的狀況,那這就相當於無效的意見交流。過時的意見也會讓你顯得後知後覺,缺乏敏銳。

4.勤聯繫:固定交流頻率

「固定交流頻率」也是讓你與同事間的交流更順利,穩定的意見交流使你們的意見更能夠循序漸進,就像「讀書會」般,按部就班的前進,穩定且細水長流。

「意見交流」是辦公室的必修課。意見交流不佳可能會破壞你和同事間的人際關係,同時,也會使團隊失去效率,藉由這4個團隊交流的訣竅:意見交流前先認清各自擅長的領域,在交流時多聽取同事在他擅長領域的建議、交流的開頭以正向開始,讓你和同事之間保持善意交流,而非批鬥大會。交流時聰明遵「SMART」原則,以清楚、即時的意見為重點、最後,保持你和同事間的交流頻率,使你們的關係可以穩定維持,也讓你們可以共同慢慢的成長。

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