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抓漏、配速、緩衝、追蹤!4步驟找回被偷走的時間,啟動高效一天

2018-05-06
作者: SmartM

時間的小偷似乎無所不在,辦公桌上的文件堆積如山、家務永無止境、沒有一天可以充足睡眠...產能如何提升的秘訣在於完全控制自己的時間。

效率顧問品牌Thrive Global的特約作家Zdravko Cvijetic,分享他花費好幾年才整理出的高效時間管理魔法。這些訣竅不僅適用於個人發展,也適合職場工作者運用在工作中,成為時間的主人!

1.抓漏:評估每天浪費的時間

每一天,都有無數的注意力商人,千方百計地想要獲得受眾的關注。其實,最需要正視的便是職場工作者自身。首先,必須衡量我們認知的時間運用和實際檢視之後,是否存在極大的落差?

選出一般工作日,每做一件事之前都記錄下來:8分鐘洗漱、20分鐘滑手機、3小時上班,但有30分鐘瀏覽購物網站⋯⋯不必自欺欺人。儘管職場工作者發現了時間規劃可能不如預期,也不意味著要全盤消除這些活動。評估時間的關鍵是如何分配時間?

2.配速:設定自己的80/20法則

設定目標,善用80/20法則—這項法則告訴我們:80%的結果來自20%的努力,反之亦然—80%的時間都被浪費在無關緊要的小事!

「如果我只能整天在列表上做一件事,列表上的哪個項目會增加最大的價值,並幫助我接近我的目標?」問問自己這個問題,依次類推,便能獲得專屬職場工作者的80/20法則。利用80%的精力投注在最有價值的20%任務、20%的時間完成80%相對不重要的事項。

3.緩衝:預留空間處理突發狀況

時間並不是一塊一塊的蛋糕,切完就乾乾淨淨;時間更像是水流帶,難以切分,只能畫出「流程」的概念。這也意味著,真正精準、高效的時間管理,必然是彈性的、無法精確到一分一秒。

只有時間管理的新手才會將時間安排得密不透風,如此一來,必定會出現因為突發事件而打亂規劃,進而導致全盤崩潰,甚至可能喪失重新規劃時間的動力。畢竟人非機器,完全的照表操課是不可行的,因此規劃時間時務必留下緩衝地帶。

4.追蹤:以一週為單位檢視成效

每週末,靜靜打開行事曆,檢視這一週的時間利用情況。什麼時間段具有生產力?哪些時間段沒有生產性?可以嘗試消除垃圾時間,或者委託外包,甚至是自動化。

專門劃分一段時間完成大量任務是不錯的主意。例如週日,專門挪作補充購買家用品、清掃家居。一週高強度的工作與學習之後,選擇一段時間、甚至一天,作為「懶惰日」當作獎勵,為自己充電!

「在時間的領域,無分貴賤。」無論天才還是庸才,時間永遠平等,如何創造更有生產力的職場、更有品質的私生活?學會控制自我時間,成為時間的主人!

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