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掌握重點,達成協議更輕鬆!

2018-04-11
作者: 古川武士

(圖/pixabay)

過去我曾在大公司從事業務工作,深知要取得內部決議真的很辛苦。每一項決議,都必須與20位左右的必要關係人洽談過。當時,身為完美主義者的我,剛被分派到業務部門時,要先和業務部主任、課長、部長談過,接著和技術部負責人、課長、部長,以及企劃部門等一一溝通。

結果,一個提案光是要所有人達成協議,就讓我筋疲力盡,尤其遇到不好說服的對象,總是講到幾乎詞窮,重新製作資料後再度拜訪才行。這些作業往返,耗費了我大量的時間。觀察擅於達成協議的同事的做法,和我真是南轅北轍。如果歸結成一句話來說,就是「掌握住關鍵人物」。

掌握關鍵人物,才能加快協調過程

不論公司內外,只要和關鍵人物建立好關係,就能順利達成協議,讓工作順利進行。雖然說是關鍵人物,未必限定是組織中位高權重者。即使是一般人際關係裡,也會有與職務無關、「只要那個人說了就算」那般影響力強大的人。而且,有時候依據當事人個性的不同,有些人會希望決議前先與他洽談,有些人則為了迴避風險,希望最後再洽談即可。

我觀察了高密度工作者「取得決議的方法」後,便加以改善,先思考要如何調整商談對象的順序,才能讓所有人都達成協議。事前在腦海中推敲一遍後,取得同意的速度便加快3倍以上。例如,如果最大的難關是技術部的課長,就先找該課長最信任的業務部長洽談,取得同意後,再與技術部課長洽談。

對方會認為:「既然○○部長說沒問題的話,就這樣吧!」如此便能輕鬆達成協議。另外,若希望短時間獲得同意,則以召開會議的形式處理,只要事先疏通好,讓關鍵人物一開始先發言就行了。

希望巧妙推動組織或團隊事務,就是和具影響力的關鍵人物先建立良好關係,重要的是:必須事先了解能讓對方同意的關鍵點,以及尊重所有人的立場,不要讓別人覺得自己「被越權」或「被無視」。

 

本文摘自采實文化出版社聚焦20%  高密度工作力》

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