有效率≠有成效!認清3種讓人陷入「瞎忙」的效率陷阱

日常生活中拖延工作效率卻讓人渾然不覺的3個盲點,改變這些錯誤認知與習慣,能有效消滅工作中的「來不及」,並更游刃有餘完成工作。

2016/11/07 出處:財訊趨勢特刊 第 0 期 作者:SmartM人才培訓網

韓國政府在2014年提出改善社會「以加班為榮,以按時下班為恥」的職場文化,並規劃相關工作計畫。這點出了時間管理的根本問題:到底需不需要花這麼多時間工作?根據經濟合作暨發展組織(OECD)公布的全球工時調查,台灣勞工全年總工時遠超出平均工時近400小時,成為全球排名第三的「操勞之島」。

撇開沉重的工作量,不妨先檢討自身平時工作的習慣,檢視其中是否隱含著降低時間管理效率的陷阱。數位行銷平台HubSpot指出在日常生活中拖延工作效率卻讓人渾然不覺的3個盲點,改變這些錯誤認知與習慣,能有效消滅工作中的「來不及」,並更游刃有餘完成工作,騰出更多時間和家人朋友相處:

陷阱一、認為每件事情同等重要

解方:用時間四象限法找出高價值活動

人們常言,工作要「有效率」,但當工作繁瑣又繁重如俄羅斯方塊般,源源不絕從天而降時,真正需要的是做得出「成效」的工作模式。「有效率」僅是用對的方法做事;而「有成效」是指在一開始就專注做對的事,將一切複雜的事物簡單化。

賈伯斯曾言:「人的出身並不重要,你拿時間來做什麼才重要。」大多數人都有著「想在今天內把所有事情完成」的執念,工作起來沒有重心,但事實上,我們可以根據80/20法則判斷工作的輕重緩急。員工應該集中時間精力做20%的高價值活動,避免從事剩餘低生產力的業務,不妨嘗試在紙上畫出四個象限(詳見上圖),區分各項業務的急迫性與重要性。首先著手處理第二象限的事,抓出核心重點後專心優化,把時間花在有意義的事情上,久了就能看到成果,甚至可以只花一分時間,卻創造出比其更有價值的成果。

陷阱二、列出太過詳細的待辦清單

解方:將時間塊狀化

在資訊工程領域有一句話叫「Garbage in, garbage out」,這句話同樣可以套用的工作準則上;今天建立一個看似詳細,實則過於繁瑣的待辦事項,認為自己非得按表操課,反而會綁住腳步,陷入清單陷阱。

與其三頭六臂,最後卻落得心力交瘁、沒有一件事情做好,不如將時間運用塊狀化。首先,可以在每天睡前花10至15分鐘列出明天形成,粗估每個工作的所需時間,並仔細在一個時間區塊內將一件事情做完,中間不受其他雜事干擾。如果有其他事情進來,就保留到下一個塊狀時間再完整解決,會比同時多工解決所有事,來得更有效率。

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