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于卓民:地理距離對管理的挑戰

隨著公司國際化程度加深,兩地單位間協調與溝通愈困難, 總公司對客戶資訊的掌握也愈困難,導致總公司管理複雜度的增加。

2015/12/01 出處:財訊雙週刊 第 490 期 作者:于卓民

當總公司的主管們在討論時,對不同議題的反應方式常有差異:對工廠中如何提高生產力的問題,大家都了解並能提供一些建議;對幕僚單位間的歧見,大家更是感受深刻而紛紛提出看法和建議;對海外子公司銷售不佳的問題,大家的發言則多集中在揣測問題原因,或是提出更多的疑問,若是業務部主管無法提供進一步的資訊時,會議就平靜多了,更是難提出具體建議。都是一群人在開會,何以討論的熱烈程度有如此差異呢?除了與會者的知識和經驗的差異外,地理距離──即使在資訊科技如此發達的今天,依然造成管理的挑戰。

一個國際化的公司,總公司、廠房及子公司位於不同的國家,供應商和客戶在地理上也分散。由總公司的角度,按地理距離的遠近來區分,大概可分為:總公司內各幕僚單位最近,其次是廠房、國外子公司、供應商,最遠是客戶。地理距離是一個籠統的概念,因國外子公司、供應商及客戶可能位於數個國家,因此較遠,至於衡量的方式,一般是以兩國首都或主要城市的飛航距離來衡量,如台北──巴黎或台北──舊金山的航線距離。

鄰近的兩國間地理距離短,文化較相似,總公司管理國外業務愈容易,而外派人員也愈能克服文化差異的挑戰。因此,隨著公司國際化程度加深,會進入地理距離愈遠的國家,這隱含兩地間總體環境差異增加、文化差異增加、有時差、運輸成本增高、資訊的內容和品質落差大,也意味著位於兩地單位間協調與溝通愈困難,總公司對地主國客戶資訊的掌握也愈困難,導致總公司管理複雜度的增加。

由於各單位的分工和議題涉及多種因素,開會是集眾人之智以解決問題常用的方法,總公司必須設法克服地理距離對會議品質的影響,可考慮的作法為:只邀請與議題有關的人與會,避免浪費時間或討論失焦;提供即時和各種營運資訊以利與會者會前準備和開會時取用,使會議不致因資訊不足而無法做決定;以跨國和跨功能論調來增加員工的知識和經驗,使與會者都有能力貢獻;公司中應建立坦誠的氣氛,使員工願意在不同場合中表達自己的看法和建議。

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