總把不相關的人抓進會議室!開會最浪費時間的5大錯誤

開會是職場中不可或缺的事情,一方面可以幫助同事間活絡感情、互相表達意見、激發出好創意,另一方面,主管也能掌握團隊動態、質詢問題,建立彼此合作的良好關係,使團隊運作更順利。

2015/10/28 出處:財訊趨勢特刊 第 0 期 作者:SmartM人才培訓網

開會是職場中不可或缺的事情,一方面可以幫助同事間活絡感情、互相表達意見、激發出好創意,另一方面,主管也能掌握團隊動態、質詢問題,建立彼此合作的良好關係,使團隊運作更順利。

但是,開會也有可能成為日常工作中最浪費時間的一件事,不僅會減少員工的產出,也會耗費主管的精力。身為主管,如何有效率地開會,就成了很重要的課題,除了決定開會的時間和議程,同時也要確保議程是能夠順利進行並且有工作產出。知名企管顧問Larry Alton在《Entrepreneur》雜誌網站上,提醒主管在開會過程中,要避免犯下的五個錯誤,否則會大大減損開會的意義:

1.忽略安排好的議程

議程的規劃,是開會很重要的一環。它設定整個會議的大方向,及協助會議有效率地進行,即使有時候在開會途中需要臨時提出新主題,也要能夠確保設定好的議程、要被商議的事情已經被討論結束。

另外,事先設定好議程,也能幫助參與會議的人在開會前就知道討論內容,可以預先準備,並馬上進入狀況。若是與會人沒有事先接收議題通知,來參加會議可能也無法提供好的建議,對於會議進行沒有任何助益。

2.安排錯的參與人

有些主管會傾向邀請部門所有人共同來參與會議,想要聽取所有人的意見。拜科技所賜,邀請全部人來參與會議變得不是一件難事,只要在發送會議議程通知時,多按下幾個按鍵便能輕鬆完成這件事情。

多人參與會議看起來是件好事,代表可能會有很多的意見可供參考,但是事實上,這樣做對於會議也許一點幫助都沒有。有些參與人本身與會議內容毫無相關,同時也無法對任何事情做評價,進會議室絕大多數的時間都處於放空狀態,或是低頭滑手機、處理自己的事情,這只是徒增開會成本與浪費資源。主管要邀請的人應該是與會議議程有密切關係,或是有間接關係的人來參與會議。

3.容易在會議中離題

在會議進行中,偶爾偏離議程主軸當然是可以的,但是如果已經完全導向另一個話題的時候,就會產生很大的問題。舉例來說,當會議中正在討論如何設計公司新的logo時,一位與會者突然提出了一項新的市場行銷策略,而導致會議走向另一個完全不相關的主題,而且並非所有與會人都能夠跟上突如其來的議題,導致會議談話的偏離軌道,浪費會議的時間,並且違背了會議原本應該要達成的目標。

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