上班族學3招 不再忙茫盲
第3招 時間管理》亞航台灣區行銷經理陳平 教你隨時準備好

每天都感覺到很忙,卻不知為何而忙,是許多上班族共通的毛病。其實,真正的時間管理高手,並不是從早做到晚的工作狂,而是懂得如何在上班時間內,以高效率完成手上工作;在上班時間外,則是充分享受生活、家庭和休閒時光。

2012/03/02 出處:財訊趨勢特刊 第 30 期 作者:黃雅菁

很多人相信只要努力認真工作,毋須注重時間管理;或是因為工作量遽增,只能以超時加班來因應;事實上這種「過勞」與「瞎忙」是許多上班族的通病,如何做好時間管理,已是職場上的必備工具之一。

管理大師彼得·杜拉克(Peter Drucker)曾提出要成為高效能的工作者,必須具備五種能力:管理自己的時間、投入有貢獻的工作、發揮個人的專長、專注於最有成效的工作、制訂有效的策略。

在這五種能力中,時間管理的能力被列為首位。但究竟該如何提升個人的時間管理能力?

首先,上下班的通勤時間是不容小覷的時光。家住桃園南崁的AirAsia亞洲航空台灣區行銷經理陳平,辦公室位於台北轉運站旁的京站時尚廣場樓上,「由於航空公司很重視載客量、載客率等數據,每天早上7點桃園國際機場就會更新資料,我都會利用搭車通勤的時間下載最新數據,並透過iPhone智慧型手機檢查電子郵件。」

第一招:隨時準備好,以免手忙腳亂

雖然只有40分鐘,卻有助於陳平到了公司後,馬上進入工作狀態。

AirAsia亞航是馬來西亞唯一的廉價航空公司,總部位於吉隆坡。特別的是,亞航不使用當下流行的視訊會議,反而希望在各國家及地區分公司的員工,都能齊聚在總部開會,「因為亞航總部相信,大家透過開會見面,更能增進、維繫人與人之間彼此的感情,而且不同國家及地區的行銷或創意部門,也能分享彼此的經驗,並給予對方建議,」陳平解釋說。

因此,在跨國航空公司服務的他,臨時被通知必須到總部開會,幾乎是家常便飯。「開會通知有時是非常臨時的,常發生總部才寄開會通知,兩、三天後就要飛往吉隆坡,還要準備好總部要求的最新數據和所有資料,」陳平坦言,剛開始不太能適應這樣的工作模式,後來逐漸習慣,因為時間管理真的可以發揮功用。

陳平表示,只要平日隨時準備好總部需要的資料,包含載客量、載客率等數據,以及行銷活動、巡迴說明會等成果報告,並隨時更新,就能在總部會議中,報告台灣市場的情況。

曾經在聯太公關工作過的他強調,具備時間管理的能力,可以減少手忙腳亂的窘境,尤其是客戶管理上,「以前在公關公司,最常出現的情況是你手上同時要經營有好幾個客戶,今天早上專案客戶、老客戶要你去報告,下午還要開發新客戶,臨時又緊急的狀況很多,完全就是在考驗個人的時間管理能力。」

第二招:釐清狀況,才能訂出輕重緩急

公關及航空業都是屬於步調快速的行業,若想要在這樣的環境下生存,不但要手腳快、腦袋靈活,而且判斷能力要強,因為很多事情的發生都是無法按照自己原訂的計畫。

陳平指出,在公關公司上班,最常遇到的是時間衝突問題,譬如今天上午提案,下午就要交報告,同時還得參加其他同事開發新客戶的簡報,常會忙到分身乏術。

但老闆與主管重視的是最終成果,而非你做了多少工作,花了多少時間。因此,他所採取的原則是:「當天的提案報告,當天就完成,因為在老闆眼中,沒有結果是最糟糕的情況;至於新客戶的簡報內容則盡量吸收,但不強求。」

「一定要能排出事情的優先順序(priority),判斷哪件事比較重要又緊急,哪件事則是可以稍微緩一緩,」陳平強調。

尤其是若遇兩件事的時間發生衝突時,他強烈建議:「當下應該提出時間上有問題,並和主管討論解決方式為何;一定要直說,因為你不說的話,後果會更慘,事情出錯是大家最不樂見的結果。」

多年的工作經驗也讓陳平發現,時間管理上最重要的關鍵點,在於一旦有問題時,一定要先問清楚,「當你問清楚時,至少可以確保你後來做的事情有三分之二是在對的方向上,否則等你埋頭苦幹完後,才發現這根本不是老闆要的結果,一切都得重頭來過,反而浪費更多時間。」

溝通協調能力,絕對有助於時間管理。根據他的觀察,剛畢業的年輕上班族常見的時間管理毛病,通常是同一時間內遇到兩、三件事情時,就會慌了手腳,不懂得如何分配時間;加上因為一緊張,事情就會做不好或不夠準確,造成效果不佳,最後還要再花一到兩倍的時間來補救,「所以不要怕問、不要怕錯,在做錯之前,先問清楚,可以避免浪費時間。」

第三招:時間壓縮,團隊合作更重要

公關及航空公司的工作都是要求速度,許多事情必須在時間壓縮下完成,但有些人在龐大時間壓力下,處理不好事情,很容易失去自信。

對於面對時間壓力,卻不習慣快速反應的人,陳平建議,先準備紙筆,將要做的事情逐一條列下來,並附註預計完成的時間;然後找出優先順序,將最緊急、最重要的項目做記號,並優先完成。

溝通能力愈強的人,愈能清楚表達個人想法,免除不必要的誤會。若覺得工作量超出個人可負擔程度時,應與主管開誠布公地溝通,並尋求團隊幫忙,畢竟溝通目的,並非為了逃避責任,而是要解決問題。

陳平表示,亞航很肯給年輕人工作機會,總部員工平均年齡只有26歲,決策運作非常靈活、及時性強,但也要求員工反應能力要快。

比方說,亞航每年都會舉辦三大促銷活動,由各市場協助及支援,陳平與團隊成員會一齊討論:總部可提供多少經費預算?台灣市場需要什麼樣的促銷內容?台灣旅客有興趣的航線是哪些?價位多少?鎖定的目標客群為何?需要針對哪些媒體下廣告或發布訊息?何時要完成創意發想、海報設計?

「從總部訂定決策到我們提出針對台灣市場的促銷策略,曾經發生最誇張的例子是所有事情必須在3天內完成;這一切都需要仰賴個人經驗累積及團隊合作,尤其是有良好的團隊默契,更能達到事半功倍的效果,」陳平肯定地說。

其實在龐大時間壓力下,一個人會激發出無窮的潛力和可能性;如果最後是正面的結果,團隊成員不僅會很有成就感,彼此感情也會更緊密。

陳平說:「當事情完成後,回頭來看時,你會發現自己在很短的時間內做了很多事,除了很有成就感,個人也會成長、累積更多經驗,管理時間及處理事情的應變能力也變得更強了。」

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