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矽谷取經一年,日本通訊軟體 ChatWork 解決全球窮忙族困擾

如果有個服務能夠解決工作效率的問題,而且免除不斷被同事 / 上司騷擾的痛苦,你會不會想認識一下它是何方神聖?

2014/08/29 出處:財訊趨勢特刊 第 0 期 作者:Techorange科技報橘

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在台灣,要體會快樂工作的真諦似乎有挑戰性,若要檢討工作為何使人不快樂的原因,「工作效率差,拖延團隊、個人時間」這項因素肯定榜上有名。

如果有個服務能夠解決工作效率的問題,而且免除不斷被同事 / 上司騷擾的痛苦,你會不會想認識一下它是何方神聖?

ChatWork,一個來自日本的「企業專用」線上即時通訊服務。

其實這不是我們第一次介紹這個「上班族必需品」了。去年,日本創業家山本敏行特地造訪《TechOrange》辦公室,帶著他的企業通訊軟體 ChatWork 前來,號稱可以解決上班族的通訊煩惱,沒有 Line、Skype、Facebook 等通訊軟體的缺失,為企業帶來創新的溝通模式,進而提升工作效率。

當時我們發表了一篇《ChatWork:不再需要 E-mail,企業版的 Line 從日本瞄準全球市場》報導,文章引起很多讀者迴響,顯見大家對於這個可以增進效率的工具有很大興趣,也同樣希望能夠擺脫信件的連番轟炸,或是在歷史訊息中找不到資料的無力感。專訪時,山田敏行除了介紹 ChatWork 的功能外,也和我們分享到,他已經帶著一組團隊駐在美國矽谷,準備從那裡開始進軍全球市場。

過了一年,山本敏行和我們再度聯絡上,除了捎來 ChatWork 的新功能外,當然也把在美國矽谷的創業經驗,都分享給我們。ChatWork 團隊去年一整年都在矽谷發展,吸取不同於日本職場文化的另類經驗與科技創新概念,而且的確有所斬獲;目前他們的使用者遍佈全球 170 個國家,台灣則是下一個目標。

  • 上班族每周光是處理 Email 就花了 14 小時!ChatWork 希望幫你省掉這些時間

先幫大家複習一下 ChatWork 的服務內容吧。這個服務訴求的對象就是不想當「窮忙族」的人。

其實在工作中,不光是職務內容帶來壓力,那些工作過程中讓人覺得卡卡的「摩門特」才最讓人心煩。比如,在 Email 串中找歷史訊息、線上工作群組討論沒效率(Line 群組 99+ 個未讀訊息,好不容易滑到對話起點,卻發現全部都在閒聊講廢話)、傳檔怎樣就是傳不出去(檔案太大,上傳超龜速)、漏訊息就算了還會當機,這些都是辦公室常用通訊軟體的普遍缺點。更別提多數軟體的行動版本設計也不太友善,我就非常不喜歡用手機回 Email、轉寄檔案,打沒幾個字滿肚子火就起來。

雖然是小缺點,頂多佔用上班族幾分鐘的時間重新開啟軟體、查找資料,但我們為什麼要白白葬送這幾分鐘的時間,甘願忍受這些不方便?而且根據 ChatWork 統計,上班族每周光是處理 Email 就花了 14 小時,一年就浪費了 90 天的時間!

ChatWork 想解決的就是這段浪費的溝通過程。一樣打著通訊軟體的名號,不同於 Skype 和 FB Groups 的作法,講求即時、便利的 ChatWork,服務技術以雲端儲存為主。

其中的獨特功能「新增工作(Assign tasks)」,讓工作分配與完成進度一目了然。專案管理人、部門主管可以設定工作完成日,並快速回溯成員工作完成與否,同事間也可以確認彼此工作進度以進行下一工作排程--這些工作以往必須一一透過信件往返,確認再確認,CC 來、CC 去,只讓人昏頭。

因為期許自己是「簡易操作」的企業端線上通訊服務,ChatWork 只要開啟瀏覽器就可使用,當然也提供 App 行動版。

但是對於從未接觸過 ChatWork 這個軟體的使用者而言,功能再新潮、軟體免費等誘因,都不是決定性因素;重點是,為什麼我們要放棄慣用的 Facebook、Skype、Line,另外再下載 ChatWork 呢?

因為這些通訊軟體都不是為「上班」需求設計的。企業常用社交通訊軟體來談論公事,即時歸即時,但是缺點也一大堆,而 ChatWork 要做的是企業通訊軟體,一舉掃蕩所有社交軟體、上班工具潛在缺點,比如說:

一、解決不想加老闆、同事 Facebook 等社交軟體的困擾

光是 Facebook 就可以洋洋灑灑列出一大堆不適合用來作為企業溝通工具的原因。至少,不希望老闆或是不熟的業務窗口踏到 Facebook、Line 等私領域就會是一個極大因素;應該不會有人想要在下班時間,收到老闆傳來的「善意工作提醒」吧。另外,這些偏向社交取向的通訊軟體,難保不會讓員工在上班時分心。

二、解決在 Gmail 裡撈信件撈個老半天的煩躁

從效率面來看,等待 Email 往返(還要面臨偶爾被系統擋信)、得從通訊對話記錄中萃取出重要資訊、在茫茫訊息海中,用滑鼠滑滑滑尋找已傳送檔案、不能即時修改 Email 信件、通訊對話記錄的內容,就是一些既惱人又亟需被改善的面相。

三、管理工作排程、檔案、溝通,是個特助來著

有人稱 ChatWork 為企業版的 Line,但倒不如說它是架設了一個行動辦公室。綜合交談、工作事項管理、檔案分享儲存、與視訊交談等四大功能。管理者可以即時排定群組、個人的工作任務,甚至還有工作完成檢視功能,讓老闆可以隨時檢視進度、進行管理,等於就是把行事曆功能也一起結合進去 ChatWork 軟體內。

四、在外面跑的業務也不用擔心漏了發績效獎金的訊息

就和任何通訊軟體一樣,ChatWork 提供一對一、一對多的交談空間,並且同時有電腦版與 App 版本,可供 iOS、Android 用戶使用,群組內的最新動態,也可透過手機推撥通知更新。線上視訊會客室一次最多可容納 14 個人,用打字解釋不清楚的,面對面一次講明白。

五、傳檔是基本功能,檔案不怕淹沒訊息堆裡

最讓我驚豔的是 ChatWork 的檔案分享功能。不同於過往所有通訊軟體,得拉回原有訊息找別人傳輸的檔案,ChatWork 可讓人一次瀏覽所有傳輸檔案。不論是 word 文件、ppt、PDF、圖檔,都可透過預覽模式先行查看內容。ChatWork 也持續在擴增支援軟體,如 YouTube、Vimeo、Slideshare、Prezi、Slid.es、Speaker Deck。

如此一來,在線上管理團隊變得容易許多,員工之間要交換資訊,也不再因為分隔多地而有所阻礙,大可把節省下來的時間,投資在工作本身上。而且 ChatWork 不用重新申請帳號,只要與信箱、Facebook 連結,也是很大的優勢之一。

  • 一整年駐紮創業聖地美國矽谷,學習、取經

山本敏行表示,ChatWork 在日本市場的競爭對象很少,發展無虞,但他選擇走出安逸圈,進軍美國矽谷。

2012 年到美國闖蕩後,當地各式科技企業的活力與競爭力,大大顛覆 ChatWork 原有思維,其他企業不但同時是競爭對手,也是良師益友。各種科技點子,成為 ChatWork 發展的考量依據。

山本敏行學到的第一點就是,若想要迅速的從競爭者內擠身而出,第一視覺印象很重要。打開 ChatWork 官網,今年 7 月才推行的新版 Logo 就隱含了團隊對於工作的理想哲學。這多少也得感謝矽谷給團隊的震撼教育。

 

最新版本的 ChatWork 商標由 4 個圓圈交錯卻又不互相重疊,每個圓圈代表團隊中的個體,既能夠相互溝通,也保有個人的獨立工作空間。在用色設計上也從本來的藍色轉換成紅色。別的不說,單就從藍色所代表的穩定和諧,跳轉成紅色所代表的動力、熱情,就最能代表 ChatWork 希望提昇的團體效率訴求,企業主要的不只是員工安份守己做事就好,比起來他們更希望從這樣的正面環境中,激盪出團隊中的多元創意。

矽谷經驗也讓山本敏行學到,有時候功能不是重點,用的順手,才是能留住顧客的重要因素

在日本時,同樣的競爭者競相追求更多元的功能,不過有時候倒忽略使用者介面的重要性;不過在美國,大家則是更進一步的要讓產品改造的更人性化、更便於使用--ChatWork 一方面陸續增加更多種親民功能,另一方面要讓介面簡單明瞭到上從老闆、下至員工都會使用,這才是軟體設計的最終目標。

  • ChatWork 用戶遍及全球 170 國,如何讓服務符合各地需求是發展重點

ChatWork 在日本母市場已經有 46,000 間企業用戶,國際上則有 5,000 間企業客戶,成長穩健。根據 ChatWork 的官方部落格,從 2013 年 7 月開始,他們的用戶就橫跨世界 136 國、達 20 萬使用者,現在已有 170 不同國籍的用戶。

一個軟體好不好,檢視用戶回饋最直接。ChatWork 官網上列出主要客戶對他們的評價,例如 Ted x Tokyo 籌劃人金谷一郎就說:「對於多國籍團隊的工作上,溝通簡化是不可或缺,實現透明化溝通是成功的重要關鍵。」Access 國際法律事務所所長 David B. Hoppe 也稱讚 ChatWork 將紀錄全都保存在雲端上,為企業帶來非常大的便利。

但是在國際市場上,ChatWork 該怎麼適應各國不同的職場文化與使用者需求,也成為挑戰他們的一個課題;例如法國就有 5 點後老闆不得傳訊給員工的規定,對此,山本敏行笑道:「或許以後我們得在 ChatWork 上安裝計時功能也說不定。」

而在亞洲佈局方面,除了新加坡之外,ChatWork 同時也打算進軍台灣。要贏得台灣市場的青睞,穩定性與安全性就是一項非常主要的目標,山本敏行表示,目前團隊仍然致力提供更穩定、安全的網路服務;雖無細節提供,也算是給了使用者一個保證。

對於未來,ChatWork 發下豪語,希望全球的用戶能突破一億人次大關。這並非不可能。我們總是希望看見勇於把夢做大、努力實現的創業家,也期待 ChatWork 能夠穩定提供新意,讓未來的行動辦公室成為真正可能。

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